1. Verantwortlicher
Schröder Onlinemarketing, Sabine Schröder, Liebigweg 6b, 26810 Westoverledingen, E-Mail: admin@termin-bestaetigung.de.
Für die Verarbeitung der Endkunden-Termindaten (siehe Ziffer 3.3) ist datenschutzrechtlich der jeweilige Betrieb verantwortlich, der den Kalender nutzt. Schröder Onlinemarketing verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Betriebs (Art. 28 DSGVO, siehe unsere Auftragsverarbeitungsvereinbarung).
2. Betroffene Personengruppen
- Betriebe (Kalender-Besitzer, Ebene 3): schließen einen Nutzungsvertrag mit uns ab.
- Mitarbeiter eines Betriebs sowie Dienstleister und deren Telefonisten: von den Betrieben angelegte Unterkonten mit Zugriff auf dessen Kalender.
- Endkunden der Betriebe: Personen, die einen Termin bei einem Betrieb wahrnehmen und deren Kontaktdaten dafür verarbeitet werden.
3. Verarbeitungszwecke, Kategorien und Rechtsgrundlagen
3.1 Konto und Vertragsabwicklung
Bei der Registrierung als Betrieb oder Dienstleister verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht), Name sowie beim Betrieb zusätzlich Firmen-/Ansprechpartnerdaten, Betriebssitz-PLZ und optional Adresse/Telefon. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Die Registrierung ist während der Testphase gesperrt und wird nur nach vorheriger Absprache freigeschaltet.
3.2 Freigaben zwischen Betrieb und Dienstleister
Ein Betrieb kann einem Dienstleister per Freigabe-Code Zugriff auf seinen Kalender gewähren. Zeitpunkt der Erteilung/des Widerrufs sowie jede Aktivierung eines Betriebs durch einen Dienstleister werden protokolliert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit statt technischer Zugriffstrennung).
3.3 Termine und Endkunden-Kontaktdaten
Wenn ein Betrieb, dessen Mitarbeiter oder ein freigegebener Dienstleister einen Termin anlegt (Kalender, Telefonie-Maske) oder ein Endkunde selbst über die öffentliche Buchungsseite bucht, verarbeiten wir: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Adresse des Endkunden, Zeitpunkt und Dauer des Termins sowie ggf. die aus der Adresse ermittelten Koordinaten. Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag des jeweiligen Betriebs (siehe Ziffer 1 und unsere AVV) und ist erst möglich, nachdem der Betrieb die AVV bestätigt hat.
Für die automatische Terminbestätigungs-E-Mail an den Endkunden nutzen wir dessen E-Mail-Adresse sowie ggf. das vom Betrieb hinterlegte Logo, Foto und individuelle Textvorlagen. Vermittler mit Erstinformationspflicht (§ 7 VVG) können optional einen Text-Block oder ein PDF anhängen lassen.
3.4 Öffentliche Buchungsseite und Slot-Reservierung
Bei der Nutzung der öffentlichen Buchungsseite eines Betriebs (z. B. kalender.plz-vertriebsplaner.de/buchen/<slug>) wird ein ausgewählter, noch nicht bestätigter Termin für wenige Minuten reserviert (technisch notwendig, damit derselbe Termin nicht doppelt vergeben wird). Dafür wird ein zufälliger, nicht personenbezogener Sitzungsschlüssel im Browser erzeugt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
3.5 Kalender-Synchronisation (ICS-Feeds)
Ein Betrieb kann externe Kalender (z. B. Google, Outlook, iCloud) über eine von ihm selbst bereitgestellte ICS-/webcal-Adresse einbinden. Wir rufen diese Adresse regelmäßig ab, um bereits belegte Zeiten als Blocker zu übernehmen. Für die Einrichtung ist ausschließlich der Betrieb verantwortlich; wir greifen nur lesend auf die von ihm angegebene Adresse zu.
3.6 Sicherheit und Missbrauchsschutz
Zum Schutz vor Missbrauch protokollieren wir IP-Adressen bei Login-Versuchen und öffentlichen API-Aufrufen zeitlich begrenzt (Rate-Limiting) sowie Admin-Zugriffe auf Betrieb-Konten (Support-Login). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
| Empfänger | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| ALL-INKL.COM (ProfiHost AG) | Hosting der Anwendung und Datenbank, Versand der Terminbestätigungs- und Systemmails | Deutschland |
| netcup GmbH | Virenscan hochgeladener PDF-Erstinformationen (gemeinsam mit weiteren eigenen Projekten betriebener ClamAV-Dienst) | Deutschland |
| OpenRouteService (HeiGIT gGmbH, Universität Heidelberg) | Geocoding und Fahrzeit-/Entfernungsberechnung | Deutschland |
| Nominatim (OpenStreetMap Foundation) | Ergänzendes Geocoding, wenn die Adresse über OpenRouteService und den eigenen Adressbestand nicht auflösbar ist | Vereinigtes Königreich (Drittland) |
Die Übermittlung an Nominatim (Vereinigtes Königreich) stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das Vereinigte Königreich in seiner jeweils aktuellen Fassung. Es werden dabei ausschließlich Adressbestandteile (keine Namen oder Kontaktdaten) übermittelt.
5. Speicherdauer
Konto- und Termindaten werden gespeichert, solange das jeweilige Nutzungsverhältnis besteht. Eine Löschung erfolgt auf Anfrage des Betriebs oder Dienstleisters unter der in Ziffer 1 genannten Adresse. Protokolldaten zu Login-Versuchen und Admin-Zugriffen werden nach Ablauf des jeweiligen Schutzzwecks automatisiert überschrieben bzw. begrenzt vorgehalten.
6. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Endkunden eines Betriebs wenden sich bitte zunächst an den jeweiligen Betrieb; wir unterstützen diesen dabei im Rahmen unserer AVV.
7. Datensicherheit
Die Verbindung zu dieser Anwendung ist durchgehend TLS-verschlüsselt. Passwörter werden ausschließlich gehasht gespeichert. Der Zugriff auf Kalenderdaten ist an eine Anmeldung sowie – bei Dienstleistern – an eine vom Betrieb erteilte, jederzeit widerrufbare Freigabe gebunden.